Descripción del puesto

GERENTE DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN

OBJETIVO DEL PUESTO

Responsable de la integridad financiera, trazabilidad contable y de administrar los recursos materiales y financieros de la Misión de Honduras. Asegura el funcionamiento óptimo de los procesos administrativos de la misión, así como dar seguimiento a la ejecución de los presupuestos, cierres contables, flujos de efectivo, análisis financiero, movilidad del personal, control del gasto administrativo y el funcionamiento de las oficinas y residencias del CICR; garantizando el suministro oportuno de los recursos requeridos para la implementación de las actividades operacionales de la Misión.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

El/La Gerente de Administración y Finanzas en la Misión del CICR en Honduras es responsable de:

Finanzas

• Asegura que el departamento de finanzas cumpla con los procedimientos contables y financieros de acuerdo con las normas aprobadas por FAD_AFI/GVA.
• Realiza reportes financieros mensuales, cierre mensual y anual.
• Analiza la tesorería y realiza el cash planning para los gastos del mes siguiente, así como en Time Reporting del mes.
• Responsable de la autorización de documentos y formatos de los departamentos de operaciones y de soporte.
• Otros no descritos en este JD relativos a finanzas.

Presupuesto

• En conjunto con los coordinadores regionales, jefatura de la misión y el responsable regional de finanzas elabora y consolida el presupuesto anual de la Misión de Honduras.
• Encargado/a de brindar información presupuestaria a todos los colaboradores.
• Responsable de proveer insumos para ejercicio anual de presupuesto y participa en reuniones de planificación de presupuesto con los diferentes departamentos de la Misión.
• Realiza el presupuesto de costos indirectos de la Misión.
• Responsable del seguimiento e implementación de los montos presupuestados de acuerdo con el objetivo general y especifico.
• Se encarga de validar con jefatura cambios presupuestarios, y cuando es requerido de solicitar la validación de gastos no presupuestados.

Procedimientos Contables

• Asegura el correcto registro de transacciones contables en los libros de caja y bancos de la misión y valida en el sistema contable cada transacción.
• Avala que las transacciones realizadas y registradas correspondan al Presupuesto Financiero y Analítico aprobado para la misión.
• Aprueba documentos financieros, montos definidos de acuerdo con las reglas financieras aprobadas. Control de facturas y firma stickers contables previo al pago de estas.
• Asegura que los comentarios de la Unidad de Gestión FAD_REV/GVA sean debidamente respondidos y sustentados.
• Valida los pagos a proveedores mediante caja, cheque o transferencia de banca en línea.
• Asegura la reconciliación diaria de la caja y los bancos con el apoyo de los contadores.
• Programa y planifica adecuadamente las etapas referentes al cierre contable mensual y anual.
• Está a cargo de la gestión y previsión de la tesorería.
• Coordina la preparación de los documentos contables y del registro digital mensual en sistema Azure.

Procedimientos Bancarios

• Valida los compromisos bancarios y financieros hasta el límite conforme a las reglas financieras.
• Punto focal para el banco y la realización de transacciones, solicitudes y actualizaciones de perfil jurídico.
• Responsable de la adición y eliminación de firmas autorizadas en los bancos, previo la validación por parte del Jefe/a de Misión.
• Aplica y asegura que se cumplan las reglas financieras para pago de cheques, transferencias entre cuentas, transferencias internacionales, constancias bancarias y emisión de estados de cuenta.
• Asegura el suministro de cheques en moneda local y extranjera de la Misión.
• Valida los pagos vía transferencia de banca en línea.
• Realiza pagos directos desde bancos acorde a necesidad.
• Responsable del envió mensual de la nómina de manera física y en electrónico, enviando el formato de acreditación y realizando la confirmación de los fondos.
• Confirmación de cheques y otras transacciones; como la transferencia que se recibe mensualmente de la Delegación Regional de México.

Socios CICR

• Punto focal para el seguimiento financiero con socios CICR que ejecutan fondos asignados para actividades operacionales.
• Asegura la correcta reconciliación de las cuentas de las Sociedades Nacionales.
• Asegura la correcta reconciliación de las cuentas de otros socios CICR con los cuales hay un MoU de apoyo financiero.
• Responsable de actualizar lineamientos para terceras partes conforme a las necesidades del contexto y de acuerdo con las reglas financieras.
• Cuando es requerido participa en reuniones de socialización de lineamientos administrativos para nuevos socios CICR para fortalecer capacidades en la rendición de cuentas.
• Apoyo a los responsables de programas en la preparación de sus demandas de propuestas financieras y Memorándum de Entendimiento (MoUs).

Administración general y Welcome

• Da seguimiento a las resoluciones legales/administrativas de la Misión, con el apoyo de un asesor legal.
• Se asegura que los procesos logísticos se estén realizando conforme a las reglas financieras y a los lineamientos logísticos establecidos.
• Elabora propuestas de políticas y lineamiento de buenas prácticas para una mejor organización, dirección y control de los recursos de la organización.
• Apoya en la búsqueda y selección de proveedores del área de premises en conjunto con el área de logística.
• Valida los formatos de eventos internos y de asistencia.
• Valida los formatos de viajes nacionales e internacionales bajo su responsabilidad.
• Supervisa las acciones welcome referente a acreditaciones diplomáticas, cambios de políticas de viajes y negociones con proveedores.

Responsabilidades específicas de Premises

Identificación y Negociación de los contratos de arrendamiento

• Búsqueda, Identificación y negociación de contratos de oficinas y residencias de la Misión en respeto de la política de alojamiento del CICR.
• Cuando se requiere y en conjunto con la Responsable del equipo de limpieza implementa medidas de seguridad pasiva para reforzar la seguridad de las oficinas y residencias.
• Responsable del proceso de la entrega de los departamentos a los propietarios luego de haber cumplido con todas las obligaciones legales y procedimientos internos del CICR.
• Seguimiento de la devolución de los depósitos en garantía de los contratos de alquiler.

Gestión del Mantenimiento

• Conocimiento general de las normativas vigentes, municipales y técnicas para la adecuada gestión del mantenimiento de la Oficina de la Misión.
• Supervisa y da seguimiento a las solicitudes de mantenimiento coordinando las acciones, con las partes involucradas.
• Seguimiento y análisis de los costos de los servicios de todas las estructuras ocupadas por la misión, dando un enfoque de racionalización de recursos.

Gestión de la seguridad

• En coordinación con el encargado de seguridad, evaluar las necesidades de seguridad de las residencias de acuerdo con los parámetros CICR.
• Contrata los servicios de alarmas de seguridad, extintores y detectores de humo de las casas arrendadas y oficinas.
• Asegurar el correcto funcionamiento de las puertas de acceso y sistema de monitoreo.
• Mantiene el control de las claves de alarma para acceso a las oficinas (baja y alta.)
• Dar seguimiento a las medidas de seguridad contra incendios, alarmas y cualquier otro aspecto.

Responsabilidades de Gestión de Personal

• Supervisa y asegura el cumplimiento de las actividades y desempeño de los miembros de los equipos bajo su cargo.
• Asegura el cumplimiento de los plazos para el ciclo de gestión del desempeño y desarrollo.
• Organiza reuniones periódicas en su equipo para garantizar una coordinación óptima del trabajo y un flujo adecuado de información.
• Facilitar la comunicación y coordinación del equipo a cargo con otros departamentos.
• Mantiene actualizadas las descripciones de puesto para los empleados bajo su supervisión; procura intercambio de comentarios y apoyo del Departamento de Recursos Humanos si es necesario.
• Planifica y coordina las vacaciones de los empleados bajo su supervisión para mantener la continuidad de las operaciones durante todo el año y se cerciora de que no haya saldos pendientes de vacaciones al final del año.
• Coordina y apoya a los empleados bajo su supervisión en su desarrollo personal mediante orientación y asesoramiento sobre las posibilidades de formación interna y externa y de las oportunidades de desarrollo.

Requisitos

Estudios y áreas de conocimiento específicos

• Grado Universitario -Título profesional en Finanzas , Administración de Empresas (preferible), ó carreras afines.
• Maestría en Finanzas (deseable)
• Dominio del inglés oral y escrito (mínimo nivel B2- intermedio alto).
• Microsoft Office nivel avanzado (Excel, Word , PowerPoint e Internet).
• Manejo de sistemas contables y plataformas de logística.

Experiencia Laboral

• Mínimo 5 años de experiencia laboral, en las áreas de finanzas, administración, logística y contabilidad.
• Manejo y seguimiento de presupuestos
• Manejo de personal
• Experiencia laboral en organismos internacionales, ONGs
• Familiarizado con el Movimiento de la Cruz Roja y sus principios (deseable).

Otros

• Capacidad para trabajar de manera independiente
• Excelente capacidad de comunicación oral y escrita en castellano (es un asset inglés)
• Buenas habilidades de organización
• Excelentes relaciones interpersonales
• Alto sentido de confidencialidad
• Disponibilidad para viajar
• Licencia de conducir

Beneficios

Ofrecemos: Sueldo competitivo, prestaciones superiores a la ley, oportunidad de contribuir en una organización internacional humanitaria.

Lugar de trabajo: Tegucigalpa M.D.C., Honduras, TEG-25-09 Gerente de Finanzas y Administración

Cómo Aplicar:

Todos los postulantes sin excepción deberán completar el formulario y adjuntar su candidatura con CV y carta de motivos que incluya su aspiración salarial.

Fecha de cierre de aplicaciones: viernes 12 de diciembre a las 5:00 pm Hora de Honduras

No se considerarán postulaciones fuera de las fechas y canales arriba indicados.

IMPORTANTE: Candidatos extranjeros deberán contar con permiso de trabajo y Residencia en Honduras.

Nos reservamos el derecho de contactar y notificar únicamente a los candidatos que cumplan con el perfil solicitado.

“El CICR está firmemente comprometido con la diversidad e inclusión, y en sus procesos de reclutamiento no hace distinción por raza, género, edad, religión, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, y/o cualquier otra índole. Animamos a participar en nuestras convocatorias a todas las personas que cumplan con el perfil profesional solicitado.”